Organizing, Actuating, Controlling

A. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi dibagi menjadi dua, yaitu : struktur formal dan informal.

a. Struktur Organisasi Formal

Struktur organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

Struktur organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan baik, yang menerangkan hubungan:

• Hubungan otoritasnya. 
• Kekuasaan. 
• Akuntabilitas dan tanggung jawabnya. 
• Bagaimana bentuk saluran-saluran. 
• Melalui apa komunikasi berlangsung. 
• Menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. 

b. Struktur Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Contoh:

1. pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama.


2. Arisan ibu-ibu


3. Orang-orang di kendaraan umum


4. Sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.


C. Manfaat & Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

a. Struktur Fungsional

Struktur Fungsional, yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa. Struktur Fungisional jenis struktur organisasi yangmengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi.

Manfaat Struktur Fungisional:

• Mempergunaka sumberdaya khusus secara efisien. 
• Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah. 
• Mengembangkan keahliann fungsional. 
• Mudah memobilisasi ketrampilan khusus. 
• Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis. 
• Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah. 

Kerugian Struktur Fungisional:

• Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat. 
• Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik. 
• Inovasi terbatas. 
• Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan. 
• Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab. 
• Sulit untuk menilai prestasi kerja. 
• Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi. 

b. Struktur Divisional

Struktur Divisional, yaitu struktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional. Struktur Divisional jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.

Manfaat Struktur Divisional:

• Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan. 
• Keputusan lebih cepat. 
• Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja. 
• Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan. 
• Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis. 
• Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan. 
• Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi. 

Kerugian struktur organisasi divisional:

• Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional. 
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antara divisi. 
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah. 

D. Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu.

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaranperusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan.


2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.


3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak.


4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.


E. Mengendalikan (Controlling)

a. Pengertian Controlling

Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. 

Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

b. Langkah-langkah dalam Controlling

Dalam proses pengendalian (controlling) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

• Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian. 
• Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai. 
• Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada. 
• Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. 

c. Tipe-tipe Controlling

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1. Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat atau unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat atau unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat atau Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan atau pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3. Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan.

4. Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

d. Control proses manajemen

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses :

1. Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Source :

• https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/19/pengertian-pengorganisasian-organizing-dan-defenisi-struktur-organisasi-tugas-psikologi-manajemen/
• https://linlindaantebellum.wordpress.com/matkul-smstr-3/pdb/resume9/
• http://tkampus.blogspot.co.id/2012/03/organisasi-formal-dan-informal.html
• https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/
• https://tidyamentarielok.wordpress.com/2014/11/03/actuating-dalam-manajemen/
• http://fastkaya.blogspot.co.id/2010/12/pengertian-controlling-pada-manajemen.html
• https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-controlling-dan-langkah-langkah-dalam-kontrol/